Antara Recruitment, Data, dan ‘Gut Feeling’

Siapa yang tidak mengenal revolusi industri 4.0? Segala upaya terkait Information Technology (IT) selalu menjadi tantangan untuk bisa memenangkan war di era 4.0 ini. Information Technology menciptakan teknologi yang bisa menciptakan, merekam, mentransaksikan data dan kemudian disimpan dalam database.

Dengan adanya teknologi, banyak proses manual yang dapat dilakukan secara digital agar lebih mempermudah proses. Namun, seberapa banyak yang mengenal Data Technology (DT)? Data Technology atau teknologi data adalah sebuah sistem teknologi untuk pengolahan data yang terekam menjadi sesuatu yang bermanfaat, seperti insight tentang kinerja rekrutmen. Jadi, IT saja tidak lagi cukup jika tidak dilengkapi dengan DT. Dengan kata lain, data yang dulunya hanya tersimpan di database, kini mulai digunakan sebagai ‘pamungkas’ untuk mengevaluasi dan menganalisa trend, dan menjadi acuan untuk menentukan strategi ke depannya.

Lalu, apa hubungannya dengan rekrutmen?

Pernahkah Anda mengambil keputusan dalam hiring dengan menggunakan ‘gut feeling’? Atau memilih tools sourcing & selection kandidat based on gut feeling, lalu ternyata tidak efektif dalam menjaring top talent? Well, tentu saja hal tersebut berakibat pada wasted costs, waktu pemenuhan yang lebih lama, dan kualitas kandidat yang diperoleh bukan? Belum lagi jika kandidat yang diterima atas dasar gut feeling instead of competency, yang justru menjadi penyebab penurunan produktivitas perusahaan dan berdampak secara finansial. Seperti yang tertulis dalam Kalibrr: “Ubah Data Jadi Insight”, kerugian rata-rata yang disebabkan oleh setiap perekrutan yang buruk adalah sekitar $14.900.

That’s why, jika dulu teknologi job portal sudah cukup untuk mengakomodir seluruh kebutuhan rekrutmen, berbeda halnya dengan saat ini yang justru berorientasi pada data. Like chicken and egg, data tidak lagi hanya sebagai ‘ending’, but as a ‘starting point’ for a better ending instead.

Oleh karena itu, data driven recruitment menjadi salah satu jawaban untuk menghindari seluruh recruitment risk dari gut feeling tersebut. Data driven recruitment adalah pendekatan dalam proses rekrutmen yang berorientasi pada data, untuk mendapatkan informasi yang bermanfaat dalam menentukan strategi rekrutmen yang lebih efektif. Dengan kata lain, data tersebut digunakan untuk mengevaluasi ‘masa lalu’, untuk menyempurnakan ‘masa depan’.

Lalu, apa saja sih real benefit dari data driven recruitment? Bagaimana cara mengaplikasikannya dan menentukan strategi kedepannya? Here we go!

1. Mengurangi hiring cost

Data dalam Kalibrr: “Ubah Data Jadi Insight” juga menuliskan bahwa data driven meningkatkan efisiensi dan pengurangan biaya hingga 300%, jika menggunakan data yang diolah dengan baik. Seringkali keputusan untuk mengalokasikan dana pada tools yang digunakan didasari oleh what seems popularatau what seems good. Akibatnya, alokasi dana tidak tepat sasaran dan berdampak pada return of investment yang ‘minimalis’ atau negatif.

Nah, untuk mengatasi hal tersebut, ada baiknya mulai untuk mengumpulkan data terkait sourcing channel dari setiap kandidat yang diterima.

Dengan demikian, akan lebih mudah untuk memetakan dan mengidentifikasi sumber yang paling efektif untuk menghasilkan top talent pada setiap posisi yang dibutuhkan. Misalnya, jika sebagian besar kandidat yang lolos seleksi adalah kandidat dari job portal tertentu, atau sosial media tertentu, maka alokasi dana dapat difokuskan pada channel tersebut.

Jika alokasi dana dialokasikan pada channel yang tepat, maka tidak ada lagi dana yang terbuang percuma, serta bermanfaat untuk memperkecil cost per hire dalam proses rekrutmen.

2. Meningkatkan kualitas recruitment

Sudah menyediakan banyak kandidat, namun tidak lolos ketika interview dengan user? Well, probably there’s something wrong with the entire recruitment process. Di sini lah data ‘lagi-lagi’ dibutuhkan. Adanya data terkait alasan rejection setiap kandidat yang pernah diproses, akan mempermudah untuk menemukan loophole, dan menentukan ‘what to do’, and ‘which part we need to touch’.

Misalnya, jika data yang dihasilkan menyatakan sebagian besar kandidat tidak lolos interview karena kemampuan teknis, maka pengadaan tes kompetensi adalah jawabannya. Jika tes kompetensi sudah dilakukan, bukankah perlu dievaluasi kembali jika tidak berhasil memberikan gambaran kemampuan kandidat sesuai ekspektasi?

Dengan menggunakan data seperti contoh di atas, akan lebih mudah untuk menetapkan pendekatan yang tepat dalam meningkatkan kualitas proses seleksi. Sehingga proses seleksi mampu memberikan gambaran yang representatif sesuai dengan kualitas kandidat yang dibutuhkan perusahaan.

3. Meningkatkan hiring forecast dan time to hire

Tujuan utama dari hiring forecast adalah untuk memungkinkan recruiter menjadi lebih proaktif daripada reaktif. Dengan adanya gambaran hiring needs, maka akan mempermudah recruiter untuk mempersiapkan kandidat tepat ketika dibutuhkan. Hiring forecast dapat dimulai dengan menganalisa data turnover karyawan, atau data posisi dan kualifikasi kandidat yang paling sering dibutuhkan. Hal tersebut bertujuan agar dapat mempersiapkan database kandidat yang relevan, sehingga dapat mempersingkat time to hire.

Misalnya, apabila data turnover menunjukkan besarnya jumlah karyawan pada posisi A yang keluar pada akhir tahun, maka tim rekrutmen dapat mempersiapkan kandidat untuk posisi tersebut ketika mendekati akhir tahun. Dengan demikian, kandidat dapat diproses tepat ketika posisi tersebut dibutuhkan, dan tidak lagi membutuhkan waktu yang panjang untuk sourcing kandidat.

Nah tapi, bukankah proses menyajikan data ini akan sangat time-consuming ya? Well, di sinilah peran data technology. Here’s how to meet the painless data analysis!

• E-Recruitment. Gunakan E-Recruitment untuk membantu menganalisa loophole pada setiap proses. Dengan adanya data yang terekam pada setiap aktivitas rekrutmen di E-Recruitment, maka akan mempermudah untuk menganalisa trend dari data yang sudah terekam tanpa perlu diinput secara manual.
• Reporting software. Untuk mempermudah proses analisa, reporting software dapat digunakan untuk memvisualisasikan data yang dimiliki, ke dalam bentuk grafik yang dinamis sesuai dengan variabel yang ingin dianalisa. Dengan demikian, data akan tervisualisasi secara real time, tanpa perlu membuat chart atau melakukan update data secara manual pada setiap chart.

Disinilah teknologi Kalibrr mampu memberikan jawaban bagi rekruter untuk meningkatkan proses rekrutmennya. Dengan kelengkapan fitur data analytics dan visual performance dashboard yang terintegrasi dengan E-Recruitment, Kalibrr memberikan kemudahan bagi rekruter dalam membuat keputusan berdasar data yang sudah terolah secara automatic dan real time. Hasilnya, banyak pelanggan Kalibrr yang dapat menurunkan time to hire dan cost to hire mereka secara signifikan

Thus, stop making the decision based on ‘gut feeling’! Remember, data-driven recruitment is one of the best ways for recruiters to prove their value to their company. 

Jadi, sudah siap untuk berhenti ‘bermain hati’?